Semenjak pandemik Covid-19 yang terjadi di seluruh dunia, menyebabkan kegiatan tatap muka pun tidak diperolehkan dengan alasan mengurangi resiko penularan virus tersebut. Kegiatan tatap muka langsung pun diganti dengan tatap muka secara virtual.

Banyak aplikasi tatap muka virtual yang beredar, ada yang berbayar dan ada juga yang gratis, ada aplikasi Zoom Meeting, Cisco Webex, Google Meet, Jitsi dan sebagainya

Untuk pembahasan Zoom Meeting telah dibahas pada artikel sebelumnya pada : Cara Menggunakan Aplikasi Zoom Meeting di Android dan PC

Yang ingin saya bahas kali ini pada aplikasi Zoom Meeting adalah pemakaian Breakout Room pada Zoom.

Apa itu Breakout Room?

Breakout Rooms merupakan fitur yang memungkinkan pengguna dapat membuat ruang obrolan tambahan dalam satu sesi pertemuan. Lewat Breakout Rooms, pengguna yang berperan sebagai host bisa membagi pertemuan dalam beberapa kelompok, dan menempatkan peserta di setiap kelompok tersebut.

Contoh sederhana Breakout Room itu misalnya, kita akan mengadakan pertemuan besar seperti orientasi mahasiswa, dimana pada acara pembukaan semua peserta hadir dalam satu room besar (sejumlah kapasistas yang disewa), lalu sesi selanjutnya semua peserta didik dialihkan ke prodi masing-masing. Terkadang karena ketidaktahuan para pengelola akhirnya peserta disuruh keluar dan masuk link baru yang dibagikan pada masing-masing program studi (prodi).

Contoh kedua misal mahasiswa akan mengadakan seminar atau sidang skripsi dengan jumlah peserta ada 10 orang yang akan dijuji. pada acara pembukaan seluruh peserta hadir dalam satu ruangan dan setelah acara pembukaan maka masing-masing mahasiswa menuju ruang kelas atau ruang sidang masing-masing (dalam keadaan normal bisa terjadi pararlel ujian)

Ketika contoh permasalahan di atas, tidak perlu lagi membagikan link terbaru cukup mengaktifkan breakout room yang tersedia di aplikasi Zoom Meeting

Setting Breakout Room

Adapun cara mengaktifkan breakout room dengan cara mensetting ada akun host

Pertama, masuk ke situs Zoom di browser web dan pilih Settings di halaman akun. Lalu gulir ke bawah dan pilih menu In Meeting (Advanced) kemudian aktifkan toggle untuk opsi Breakout Room.

Kedua, pada halaman yang sama, aktifkan juga pengaturan “Allow host to assign participants to breakout rooms when scheduling” sehingga penyelenggara pertemuan dapat memisahkan peserta ke kelompok terpisah.

Klik Save dan pengguna siap menggunakan Breakout Rooms dalam pertemuan di Zoom. Contoh terlihat pada gambar di bawah ini.

Menggunakan Fitur Breakout Room

Untuk menggunakan Breakout Room ini kita harus sebagai host (tuan rumah) dalam Aplikasi Zoom Meeting ini.

Setelah mengaktifkannya, kamu akan melihat tombol Breakout Room di bagian bawah layar. Klik tombol tersebut dan sebuah kotak pop-up akan muncul dengan opsi Breakout Rooms. seperti pada gambar di bawah ini.

Dalam opsi tersebut, Anda dapat memilih jumlah room dan bagaimana peserta akan dibagi ke dalamnya.

Opsi pertama, Assign Automatically di mana Zoom akan menempatkan peserta di room secara acak.

Opsi kedua, Assign Manually di mana pengguna dapat memilih siapa yang masuk ruangan mana, dan ketiga opsi Let Participants Choose Rooms di mana peserta dapat memilih room sendiri.

Pilih salah satu dari ketiga opsi tersebut dan klik Create. Jika pengguna memilih Assign Manually, layar berikutnya akan menampilkan daftar room.

Klik Assign untuk setiap room dan pilih peserta yang diinginkan di setiap room.

Selanjutnya, klik Options untuk beberapa pengaturan tambahan.

Kamu dapat menentukan durasi sesi Breakout Room dan memilih hitungan mundur untuk memberi waktu kepada peserta menyelesaikan diskusi sebelum pengguna menutup room.

Setelah selesai, klik Open All Rooms. Peserta akan dimasukkan ke dalam room dengan cara yang telah pengguna pilih.

Saat Breakout Room berlangsung, kamu dapat mengklik tombol toolbar untuk membuka menu.

Dari halaman ini, kamu dapat mengirim pesan ke semua peserta menggunakan fitur Broadcast Message to All.

Ketikkan pesan dan klik Broadcast. Secara otomatis, pesan tersebut akan muncul di layar semua peserta pertemuan.

Jika ingin mengakhiri Breakout Room, klik opsi Close All Room dari menu yang sama.

Settingan ini akan tersimpan jika ingin menggunakannya lagi di kemudian hari. Selamat bekerja dan salam sehat.